企業出差管理制度「業務出差管理制度」

一、目的

1、為了統一、規范管理員工因公奉派出差事項，特制訂本制度；

2、本制度適用于本公司以及所屬分公司因公出差的各級員工，出差涉及事項均須按照本制度規定執行；

3、本制度涉及審核批準的事項中，權責單位因故無法實施的，其指定代理人或指定授權人可代理實施，未經明確指定的人員確認無效；（權責單位：總經理、董事長）

二、出差類型及規定：

1、當日出差：出差當日可能往返者

（1）當日出差的交通費憑乘車證明實數支給；

（2）當日出差人員不得在外住宿；但因實際需要，事先呈報權責單位核準按遠途出差辦理；

（3）當日出差一般情況下公司不派公務車且不得乘坐出租車，特殊情況需要公司派公務車或乘坐出租車的，事前須由總經理審核批準，審核方式微信或QQ；申請人將審核結果截圖給總助存檔備案。

自備車輛出差者，事前須由總經理審核批準，公司可根據實際行程公里數予以1元/公里油費補貼，不再另外報銷交通費；出車前必須將出車前的里程表與返回公司后的里程表拍照發送給總助存檔，否則，只能按百度地圖導航的公里數進行報銷。

佛山五區及廣州金沙洲范圍內出差的，一律使用公共交通工具（公共汽車或地鐵），情況緊急的，經總經理審批后方可開車前往。審核方式微信或QQ；申請人將審核結果截圖給總助存檔備案。

使用企業交通車輛或借用車輛者不得申領交通費；

2、遠途出差：出差必須在外住宿者

（1）遠程出差的交通費憑乘車證明實數支給；

（2）遠途出差在其出差區域內有公共汽車或地鐵直達目的地的，須乘坐公共汽車或地鐵，若因時間緊急或其他原因乘坐出租車的，事前須由總經理審核批準，審核方式微信或QQ；申請人將審核結果截圖給總助存檔備案。

（3）出差人員的交通工具除可利用公司外，以利用火車、長途汽車為原則；但因特急事情經公司所屬權責單位核準后方可利用高鐵或空運交通工具，機票由人事行政部門安排購買；人事行政部門對比機票與火車票的性價比，決定外出交通工具火車、汽車或飛機。

出差人員乘坐火車在晚8：00點至次日凌晨7：00點或白天連續乘車超過6小時的，可購買硬席臥鋪票，其余時間乘坐列車硬座。乘火車旅程超過 6 小時而沒乘坐臥鋪的，按硬座票價的 60%予以補貼；

3、關于乘坐出租車、私車公用的審批方式

由申請人寫明事情的原因及緊急程度，以微信或QQ方式發給總經理，總經理回復，申請人將審批截圖給總助蔡小姐存檔（當總經理沒有及時回復時，請在申請發出10分鐘左右致電給總經理催批）。

4、關于改簽費、退票費的承擔

申請人填寫出差申請，經部門領導審批后，交行政部或總助訂票；由于個人原因或計劃不周、臨時改變計劃導致的改簽費用、退票費用，由申請人個人承擔（承擔方式現金支付或當月工資中扣款）。

5、工廠店往返用車

從總公司到分公司往返的工作人員，在不影響工作的前提下，優先選擇公司送貨車輛前往。

6、未經批準擅自開私家車出行的，一律按火車票或汽車票同等價格報銷

出差簽核程序

（一）個人申請出差

1、出差人員應提前2—5日辦理出差申請，填寫《出差審批單》，并按以下核決權限逐級核準后方可執行：

2、分公司經理/總部部門經理出差，報請公司總經理審批（可通過郵件報請核準）；

3、分公司部門主管出差，報請分公司經理審批；

4、業務或其他人員出差，報請分公司經理/部門主管（總部業務人員出差報請公司總經理）審批；

（二）公司指派出差

1、即由公司權責單位或分公司經理、部門主管根據業務及其他工作需要，指派其單位涉及崗位人員出差；

2、指派出差均由出差本人填寫《出差審批單》，并按照本制度執行出差費用申請、核銷事項；

（三）其他規定

1、員工出差時限由審批權責單位或指派人員視情況需要事先予以核定。

2、因公務緊急，未能履行出差審批手續的，出差前可以通訊方式請示并經批準，出差后補辦手續。

3、出差員工（總經理及以上人員除外）在出差前須到人力資源部或分公司考勤執行人處辦理考勤登記。

4、出差期間因工作需要而延長出差時限的，須報請其所屬權責單位審核批準；因病或其他不可抗力因素需要延長出差時限的，須及時通知權責單位并在出差結束后提供相關證明；經其調查確實后批準另給付出差旅費。

四、出差費用標準及相關規定：

（一）出差時間核算：

1、出差當日14：00以前出發按1天計算；

2、出差當日14：00以后出發按半天計算；

3、出差當日14：00以前返回按半天計算；

4、出差當日14：00以后返回按1天計算；

5、此處涉及的時間以車票、機票等起／至時間提前／滯后2小時為準。

（二）出差費用標準

五、出差費用預支、核銷程序

（一）出差費用預支方式

1、因公出差的員工需預支出差費用的，憑核準的“出差審批單”至財務按規定辦理費用預支,預支金額為核準金額的80%。

2、出差人員亦可先行墊付出差費用，出差完畢后憑相關票據進行核銷；

3、借款原則為：前款不清，后款不借

（二）出差費用核銷程序

1、核銷規定

（1）住宿費用按標準報銷，超標自付，欠標不補；由對方接待或公司安排的餐飲費、交通費、交際費不得重復報支。

（2）交際費用額度由總經理或分公司經理核準，未經核準費用自理。

3、所有報銷項目均需憑發票等票據報銷；不得虛報、冒領，上述情形一經查出，除追回報銷款外，并視其情節輕重給以不同程度的處罰。

4、當日出差者不報銷住宿費。

5、出差人員未經核準，出差時間超過審批時間的，停留期間涉及的餐費、交通費、住宿費均自理，特殊情況由總經理核準后予以全額報銷。

6、本制度中涉及報銷的費用，如遇特殊情況超支須提交書面報告經總經理審核批準后方可報銷；

7、若出差應報銷住宿費無相關憑證者，則按相應最高住宿費標準的50%支付。

8、員工出差期間原則上不得報支加班費；節假日出差的，經其所屬權責單位批準并由人力資源部復核后，可安排補休。

㈡核銷程序

1、員工須在出差結束后3個工作日之內完成差旅費的報銷工作，并呈交一份“出差報告單”。

⑴從財務單位領取《報銷單》后，依財務單位規定的標準粘貼相應的票據。

⑵填好《報銷單》的所有明細，出差人員簽字后，呈報核決權限逐級核準，具體如下：

申請人填寫《報銷單》→部門負責人或分公司負責人確認→財務部復核→總經理批示：同意報銷或退回申請人→財務部執行

2、財務單位復核程序

⑴財務單位人員按照本制度規定，復核單據的規范情況，包括“出差審批單”、票據的張貼、金額核實、權責單位核準簽字、報銷時間等；

⑵經其復核確認后，予以辦理涉及人員的出差費用報銷事項；

⑶對于出差費用的超標部分不得報銷；

⑷涉及超出規定時間的費用報銷，公司不予報銷，特殊情況由總經理核準后予以全額報銷；

3、出差人員為兩人或兩人以上差旅費支出、報銷說明：

⑴出差小組中須指定專人管理所有人員差旅費的支出、報銷工作，其他人員仍須簽字證明；

⑵出差期間發生的費用中，如有公司不予報銷項的支出額，由出差人員（除董事長、總經理外）根據“公司出差費用標準”中的標準比例進行分攤；

所有員工出差所發生的差旅費，均分列入項目成本。

六、補貼標準：

（一）出差補貼的時間規定

1、每次出差時間3天及3天以上方可申請補貼

2、出差補貼的時間計算：

1）出發：出發日開車時間在14點前的按一天計算，開車時間在14點及以后的按半天計算。

2）返回：到站時間在14點及以前的按半天計算，到站時間在下午14點以后的按一天計算。

（二）出差補貼申請流程

1、出差人員出差之前填寫好《出差申請表格》由相關人員簽字，如遇臨時出差無法填寫，可在出差后2日之內填寫好交人事部存檔；

2、人事部每月對出差人員及天數進行統計，匯總成匯總表，跟工資表一起交給財務；

3、無出差申請表的不進行補貼。

（三）補貼標準

1、普通員工每天補貼10元

2、主管級以上每天補貼15元

七、附則

1、下屬與上級一起出差時，下屬的報銷標準跟隨上級；

2、如與本公司其他同性別的員工共同前往同一地點，兩人住宿費合計不超過較高職位者的最高報銷標準；

3、餐費、住宿費的標準，因物價的變動，可以由總經理隨時通令調整；

4、本制度由公司人力資源部負責解釋；本制度的擬定、修改由人力資源部負責，報公司總經理批準后執行，修改后亦同；